Olah:
Haryanto Amu, S.Sos
Sekretaris OPD adalah unit yang bertanggungjawab terhadap
pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi kegiatan “Pemindahan dan Pemusnahan Arsip”. Untuk dapat menyusutkan dan
memindahkan kita harus memiliki pedoman yang namanya JRA (Jadwal
Retensi Arsip)
Jadwal
Retensi Arsip merupakan alat untuk memvonis kapan suatu arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan Ke DKPD Kab. Gorontalo Utara. Apabila
Pemerintah Daerah belum atau tidak memiliki alat tersebut maka akan kesulitan
dalam melaksanakan program penyusutan. Dan ketika suatu program sulit
dilaksanakan maka pada umumnya ia memilih untuk tidak melaksanakan. Dan apabila
Pemerintah Daerah tidak melaksanakan program penyusutan maka akan terjadi
pemborosan dan akan mengancam keselamatan dan kelestarian bukti-bukti otentik
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang yang menjadi hak generasi
yang akan datang.
Pemindahan arsip adalah kegiatan
memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali
dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti
kegiatan memindahkan arsip-arsip yang
telah mencapai jangka waktu/mur tertentu ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai
dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan
arsi-arsip baru.
Kegiatan selajutnya
adalah pemusnahan arsip “Pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah
berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau
dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Arsip
yang di rekomendasikan permanen dalam JRA harus di serahkan ke lembaga Arsip
Daerah, dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Gorontalo Utara.
Salah mengelola arsip dinamis bisa masuk penjara sebagaimana tertuang dalam ketentuan Pidana dalam
Undang-undang 43 Tahun 2009 "Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di
luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana
penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00
(lima ratus juta rupiah).
